TERMES DE RÉFÉRENCE (TdRs)

Recrutement d’un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère)

I. Contexte et justification

Le Burkina Faso fait face à une urbanisation rapide et largement contrainte, aggravée par une crise sécuritaire prolongée, des déplacements internes massifs de populations et une pression croissante sur les services urbains et les capacités des collectivités territoriales. Ces dynamiques affectent particulièrement les villes secondaires et périurbaines telles que Kaya, Dédougou et Dapélogo, ainsi que les périphéries de Ouagadougou, devenues des pôles d’accueil majeurs des populations déplacées internes.

Dans ce contexte, ONU-Habitat, en collaboration avec le Gouvernement du Burkina Faso et avec l’appui financier de l’Union européenne, met en œuvre un portefeuille intégré de projets structurants, notamment les projets SDATI, OKDD et OKDB, visant à renforcer la résilience urbaine, la gouvernance territoriale, la cohésion sociale et la stabilisation des territoires urbains fragiles, à travers une Approche Territoriale Intégrée (ATI) et le Nexus Humanitaire–Développement–Paix (HDP).

La mise en œuvre efficace de ces projets, caractérisés par leur complexité opérationnelle, leur multi-sectorialité et leur forte exigence de redevabilité vis-à-vis des bailleurs, requiert un dispositif administratif et financier rigoureux, structuré et pleinement conforme aux règles et procédures du Système des Nations Unies. La qualité de la gestion administrative, financière et logistique constitue ainsi un levier déterminant de performance, de crédibilité institutionnelle et de sécurisation des financements.

Dans cette perspective, le recrutement d’un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) apparaît indispensable afin de :

• soutenir la gestion quotidienne des projets SDATI, OKDD et OKDB ;

• assurer une utilisation efficiente, transparente et conforme des ressources ;

• renforcer les mécanismes de suivi administratif, financier et logistique ;

• et contribuer directement à l’atteinte des objectifs stratégiques d’ONU-Habitat au Burkina Faso.

II. Mission du poste

Assurer, sous l’autorité du Chargé de Programme Pays, la gestion administrative, financière, comptable et logistique intégrée des projets mis en œuvre par ONU-Habitat au Burkina Faso, en particulier les projets SDATI, OKDD et OKDB, couvrant les villes de Ouagadougou, Kaya, Dédougou et Dapélogo.

À ce titre, le poste vise à garantir :

• la bonne exécution administrative et financière des activités programmées ;

• l’utilisation efficiente, transparente et conforme des ressources financières, humaines et logistiques ;

• le respect strict des règles, procédures et standards du Système des Nations Unies, d’UNOPS/UNON et des bailleurs de fonds, notamment l’Union européenne ;

• la sécurisation des opérations, la prévention des risques administratifs et financiers, et la traçabilité complète des transactions.

L’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) contribue ainsi directement à la performance globale des projets, à la redevabilité institutionnelle d’ONU-Habitat et à la crédibilité du Bureau Pays vis-à-vis des partenaires et bailleurs, en agissant comme un maillon central entre la planification programmatique et l’exécution opérationnelle.

III. Position hiérarchique et relations fonctionnelles

L’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) exercera ses fonctions :

• Sous la supervision de l’Associée au Programme.

• En collaboration étroite et quotidienne avec :

• les équipes techniques des projets (SDATI, OKDD, OKDB), afin d’assurer la cohérence entre planification des activités, ressources disponibles et exécution budgétaire ;

• les équipes administratives et financières du Bureau Pays, pour la mise en œuvre harmonisée des procédures financières, RH, logistiques et de passation de marchés ;

• les points focaux UNOPS / UNON, selon le cadre contractuel applicable.

• En coordination fonctionnelle avec :

  • le Bureau régional pour l’Afrique (ROAF), notamment pour les aspects de conformité, de reporting et de suivi des procédures ;

  • les partenaires institutionnels, prestataires, fournisseurs et consultants impliqués dans la mise en œuvre des projets, dans le respect des règles de délégation d’autorité et de passation de marchés.

Dans l’exercice de ses fonctions, l’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) travaille dans une logique de collaboration transversale, tout en respectant strictement les lignes hiérarchiques, les délégations d’autorité et les mécanismes de contrôle interne du Système des Nations Unies.

IV. Rôles et responsabilités

A. Gestion financière, budgétaire et comptable

• Assurer le suivi budgétaire quotidien des projets SDATI, OKDD et OKDB (engagements, dépenses, soldes disponibles), en lien avec les plans de travail et les budgets approuvés.

• Saisir, contrôler et suivre les engagements financiers dans les systèmes en vigueur (UNOPS/UNON selon le cadre applicable).

• Préparer et traiter les demandes de paiement (factures fournisseurs, honoraires consultants, per diem, avances), en vérifiant la conformité des pièces justificatives avec les règles et procédures du Système des Nations Unies.

• Assurer le classement physique et électronique rigoureux, sécurisé et traçable de l’ensemble des documents financiers et comptables.

• Contribuer à la préparation des rapports financiers périodiques (mensuels, trimestriels, semestriels), en appui au Chargé de Programme.

• Appuyer la préparation et la gestion des audits internes et externes, y compris la compilation des pièces justificatives et le suivi de la mise en œuvre des recommandations.

• Veiller au respect strict des règles financières, des plafonds budgétaires et des exigences des bailleurs, notamment de l’Union européenne.

B. Gestion administrative et documentaire

• Assurer la gestion administrative quotidienne du bureau pays (courrier entrant et sortant, enregistrement, archivage).

• Mettre en place et maintenir un système d’archivage administratif et financier conforme aux standards d’ONU-Habitat (physique et numérique).

• Préparer les notes administratives, correspondances officielles, procès-verbaux et supports internes, selon les besoins.

• Appuyer la préparation administrative des réunions de coordination, comités de pilotage (COPIL), ateliers et cérémonies officielles.

• Assurer le suivi administratif des conventions, accords de partenariat et contrats de prestation de services.

C. Logistique, achats et passation de marchés (procurement)

• Appuyer la planification et la mise en œuvre des procédures de passation de marchés pour l’acquisition de biens, services et travaux, conformément aux règles UNOPS/ONU.

• Préparer les dossiers d’achat (demandes de devis, appels d’offres, contrats), en coordination avec les équipes techniques.

• Assurer le suivi administratif des fournisseurs et prestataires (contrats, livraisons, paiements).

• Appuyer la gestion du parc logistique (équipements, matériels, consommables), en lien avec les besoins opérationnels des projets.

• Contribuer à l’organisation logistique des missions terrain dans les villes de Kaya, Dédougou et Dapélogo.

D. Appui aux ressources humaines

• Assurer le suivi administratif des contrats du personnel national et des consultants (dates, renouvellements, dossiers individuels).

• Appuyer les processus de recrutement (constitution des dossiers, lettres contractuelles, onboarding administratif).

• Veiller à la conformité des dossiers RH avec les politiques et procédures du Système des Nations Unies.

• Appuyer la gestion administrative des évaluations de performance et des fins de contrat.

E. Gestion des voyages et missions

• Organiser les déplacements professionnels du personnel et des consultants (ordres de mission, réservations, per diem, visas).

• Assurer le suivi administratif et financier des missions terrain, y compris la justification des dépenses.

• Veiller à l’application correcte des règles de voyage des Nations Unies.

F. Appui à la planification, au suivi et à la mobilisation des ressources

• Contribuer à l’élaboration et au suivi des Plans de Travail et Budgets Annuels (PTBA) des projets.

• Appuyer la consolidation des données administratives et financières nécessaires au suivi de la performance des projets.

• Appuyer la préparation administrative et financière de nouvelles propositions de projets (budgets, annexes administratives).

• Assurer la cohérence entre les activités planifiées, les ressources disponibles et les engagements financiers.

G. Conformité, redevabilité et appui transversal

• Veiller au respect des principes de transparence, de redevabilité et d’intégrité dans la gestion des ressources.

• Contribuer à la prévention des risques administratifs et financiers, en alertant la hiérarchie sur toute non-conformité.

• Assurer une collaboration étroite avec le Bureau régional pour l’Afrique (ROAF) et les services de support.

• Exécuter toute autre tâche pertinente confiée par la hiérarchie en lien avec les objectifs d’ONU-Habitat.

V. Profil recherché

A. Formation

• Diplôme universitaire de niveau Bac +4/5 minimum en comptabilité, finances, gestion financière, administration des entreprises, finances publiques ou domaine équivalent.

• Une certification professionnelle ou formation avancée en gestion financière des projets, audit, contrôle de gestion, procurement ou finances internationales constitue un avantage significatif.

B. Expérience professionnelle

• Minimum sept (07) à dix (10) années d’expérience professionnelle pertinente dans des fonctions administratives et financières à responsabilité croissante.

• Expérience confirmée dans la gestion administrative, financière et budgétaire de projets multi-bailleurs, en particulier avec des exigences élevées de redevabilité (Union européenne, Banque mondiale, agences multilatérales).

• Expérience avérée au sein du Système des Nations Unies, d’UNOPS, du PNUD ou d’une organisation internationale comparable constitue un atout fortement souhaité.

• Solide expérience en :

  • suivi budgétaire et contrôle des dépenses ;

  • préparation de rapports financiers ;

  • gestion des audits internes et externes ;

  • application stricte des règles et procédures financières.

• Très bonne maîtrise des outils de gestion financière et comptable, ainsi que des outils bureautiques avancés, notamment Excel (tableaux de suivi complexes, formules avancées, tableaux croisés dynamiques).

C. Compétences techniques et professionnelles

• Excellente maîtrise des règles, procédures et mécanismes de contrôle interne du Système des Nations Unies (finance, procurement, RH, voyages).

• Capacité avérée à anticiper les risques administratifs et financiers, proposer des mesures correctives et sécuriser la conformité des opérations.

• Forte capacité à appuyer le management dans la prise de décision financière et budgétaire.

• Aptitude à travailler dans un environnement multi-projets, multi-acteurs et sous contraintes de délais stricts.

D. Compétences comportementales

• Sens très élevé de la rigueur, de l’intégrité, de la redevabilité et de la confidentialité.

• Excellentes capacités d’organisation, de priorisation et de gestion autonome du travail.

• Capacité démontrée à travailler sous pression, à gérer des charges de travail importantes et à respecter des échéances critiques.

• Bonnes aptitudes en communication professionnelle, en coordination inter-équipes et en appui-conseil.

• Esprit d’initiative, sens de l’anticipation et orientation résultats.

VI. Langues 

• Français : maîtrise parfaite, à l’oral comme à l’écrit (rédaction de rapports financiers, correspondances officielles, notes administratives).

• Anglais : bonne à très bonne maîtrise professionnelle, permettant :

  • la communication écrite et orale dans un environnement international ;

  • la compréhension et l’application des procédures, directives et rapports en anglais.

• La connaissance d’une langue nationale constitue un atout complémentaire.